KSeF - co warto wiedzieć o tym programie?

Zawiadomienie ZAW-FA

Zawiadomienie ZAW-FA KSeF to kwestia interesująca już teraz szerokie grono użytkowników Krajowego Systemu e-Faktur. W tym wypadku wyróżnia się różne rodzaje uprawnień, takie jak:

• Zmiana, odbieranie lub nadawanie uprawnień do korzystania z KSeF
• Wystawianie faktur strukturalnych w ramach samofakturowania
• Dostęp lub wystawianie faktur strukturalnych, tak aby zarządzać sprzedażą w danej firmie lub ją weryfikować

Przy prowadzeniu jednoosobowej działalności przedsiębiorca nie musi dokonywać zgłoszeń w urzędzie skarbowym, aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. Logowanie odbywa się dzięki autoryzacji kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym. Gdy nie ma takiej możliwości, należy złożyć zawiadomienie ZAW-FA - to formularz służący do zmiany, nadawania lub odbierania uprawnień w papierowej formie. 

Samofakturowanie a KSeF

Czego dotyczy samofakturowanie a KSeF? Jeśli nabywca chce samodzielnie wystawić fakturę sprzedaży, musi spełnić dodatkowe warunki. Pozwalają one zabezpieczyć sprzedawcę, przy czym nie każdy podmiot może wystawiać w jego imieniu faktury tego typu. Ustawa jasno wskazuje, że podmiot nabywający usługi lub towary od podatnika, może wystawiać na jego rzecz i w jego imieniu:

• Faktury wskazane w  artykule 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT - tzw. faktury zaliczkowe
• Faktury dokumentujące dokonanie przez podatnika sprzedaży na rzecz tego podmiotu lub
• Faktury wskazujące na dostawę towarów lub usług określonych w artykule 106a pkt 2 lit. b ustawy o VAT (gdy miejscem świadczenia usług jest terytorium kraju trzeciego)

Nie zapominajmy także o tym, że nabywca i sprzedawca powinni zawrzeć umowę dotyczącą wystawiania faktur na zasadzie samofakturowania, gdzie określa się procedurę zatwierdzania danych faktur przez sprzedawcę. Dodatkowo fakturę może wystawiać osoba upoważniona w imieniu sprzedawcy, zwłaszcza jako przedstawiciel podatkowy, wskazany w artykule 18a ustawy o VAT. 

Data wystawianie faktury w KSeF

Jak ustalana jest data wystawienia faktury KSeF? Zgodnie z przepisami prawnymi wiemy, że faktura strukturalna uznawana jest za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. To oznacza, że data wygenerowania dokumentu w zewnętrznym systemie nie musi od razu wskazywać na datę jego wystawienia. Polem struktury XML faktury strukturalnej w tym wypadku jest P_1 - trzeba je uzupełnić podczas wysyłki faktury do Krajowego Systemu e-Faktur. Ministerstwo Finansów wskazało, że data wytworzenia faktury w księgowym systemie i data wystawiania faktury ustrukturyzowanej mogą się różnić! Kiedy Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy dla przedsiębiorców? Co ważne, system ten stanie się koniecznością od 1 lutego 2026 roku dla dużych podmiotów z obrotami rocznymi powyżej 200 milionów złotych i od 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich podmiotów. Jak nazwa wskazuje, KSeF służy przede wszystkim do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Czym są takie faktury? Najprościej mówiąc, są to dokumenty wystawione z zastosowaniem Krajowego Systemu e-Faktur, posiadające przydzielony numer identyfikujący w systemie. Faktura strukturalna odznacza się tym, że bazuje na wewnętrznej strukturze XML, przez co każda pozycja ma z góry przypisane pola w strukturze dokumentu. 

Korzystanie z KSeF nie oznacza braku prawa do generowania faktur w zewnętrznych systemach do e-fakturowania. Istotne jest to, aby system posiadał integrację z Krajowym Systemem e-Faktur, gdyż w zewnętrznym systemie można jedynie wygenerować fakturę. Proces jej wystawienia natomiast odbywa się bezpośrednio w KSeF.