Jakie obowiązki kadrowe ma pracodawca?

Formalności związane z zatrudnieniem pracownika

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prawidłowe udokumentowanie zatrudnienia. W przypadku stosunku pracy warunki zatrudnienia powinny zostać określone zgodnie z wymaganiami wynikającymi z Kodeksu pracy.

Pracownik powinien otrzymać informacje dotyczące m.in. zajmowanego stanowiska, rodzaju wykonywanej pracy, wynagrodzenia, wymiaru czasu pracy oraz innych warunków zatrudnienia. Pracodawca ma również obowiązek przekazywania określonych informacji dotyczących organizacji pracy i podstawowych uprawnień pracowniczych.

Zakres dokumentów wymaganych przy zatrudnieniu może zależeć od konkretnej sytuacji. Mogą to być między innymi dokumenty związane z kwalifikacjami zawodowymi, wcześniejszym zatrudnieniem, badaniami medycyny pracy czy uprawnieniami potrzebnymi do wykonywania określonych obowiązków.

Zakres obowiązków może różnić się w zależności od rodzaju umowy, charakteru wykonywanej pracy, organizacji zakładu oraz szczególnych uprawnień pracownika. Przedsiębiorcy, którzy chcą powierzyć część tych zadań zewnętrznemu podmiotowi, mogą skorzystać z obsługi kadrowo-płacowej FinaLab. Znaczenie mogą mieć również aktualnie obowiązujące przepisy prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i prawa podatkowego. 

Prowadzenie akt osobowych i dokumentacji pracowniczej

Istotną częścią obsługi kadrowej jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej. Obejmuje ona przede wszystkim akta osobowe oraz pozostałą dokumentację dotyczącą przebiegu stosunku pracy.

Dla każdego pracownika dokumentację prowadzi się indywidualnie. Mogą znajdować się w niej między innymi dokumenty związane z:

• ubieganiem się o zatrudnienie,
• zawarciem i zmianami umowy o pracę,
• przebiegiem zatrudnienia,
• szkoleniami i badaniami wymaganymi w związku z wykonywaną pracą,
• korzystaniem z określonych uprawnień pracowniczych,
• odpowiedzialnością porządkową,
• zakończeniem stosunku pracy.

Dokumentacja może być prowadzona w dopuszczonej przepisami formie papierowej albo elektronicznej. Pracodawca odpowiada także za jej właściwe zabezpieczenie i przechowywanie w sposób zapewniający poufność, kompletność, integralność oraz dostępność.

Ewidencja czasu pracy

Do obowiązków kadrowych należy również prowadzenie ewidencji czasu pracy. Jest ona wykorzystywana między innymi do prawidłowego ustalania wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z zatrudnieniem.

Ewidencja może obejmować informacje dotyczące przepracowanego czasu, godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, pracy w szczególnych porach, godzin nadliczbowych, dni wolnych, nieobecności czy pełnionych dyżurów.

Ewidencji czasu pracy nie należy utożsamiać ze zwykłą listą obecności. Dokumenty te mogą pełnić różne funkcje, a sama lista obecności co do zasady nie zastępuje wymaganej dokumentacji czasu pracy.

Naliczanie i wypłata wynagrodzeń

Pracodawca odpowiada za prawidłowe ustalenie i terminową wypłatę wynagrodzenia pracownika. Konieczne jest przy tym uwzględnianie warunków wynikających z umowy, przepisów prawa oraz obowiązujących u pracodawcy regulacji wewnętrznych.

Obsługa kadrowo-płacowa może obejmować między innymi:

• ustalanie wynagrodzenia za przepracowany okres,
• uwzględnianie nieobecności,
• rozliczanie pracy dodatkowej lub wykonywanej w szczególnych warunkach,
• ustalanie świadczeń związanych z zatrudnieniem,
• sporządzanie dokumentacji płacowej,
• dokonywanie wymaganych potrąceń i rozliczeń.

Prawidłowe naliczenie wynagrodzenia jest ściśle związane między innymi z ewidencją czasu pracy. Pracownik ma również prawo, w przewidzianych przepisami sytuacjach, uzyskać dostęp do dokumentów stanowiących podstawę obliczenia jego wynagrodzenia.

Obowiązki wobec ZUS

Zatrudnianie pracowników powoduje również powstanie obowiązków związanych z ubezpieczeniami społecznymi i zdrowotnymi. Pracodawca występujący jako płatnik składek powinien dokonywać wymaganych zgłoszeń oraz prowadzić odpowiednie rozliczenia.

Do podstawowych czynności mogą należeć:

• zgłoszenie pracownika do odpowiednich ubezpieczeń,
• rozliczanie należnych składek,
• przekazywanie wymaganej dokumentacji,
• aktualizowanie określonych danych,
• wyrejestrowanie z ubezpieczeń po ustaniu odpowiedniego tytułu.

Zakres ubezpieczeń oraz sposób dokonywania rozliczeń mogą zależeć między innymi od podstawy zatrudnienia i sytuacji osoby zatrudnionej.

Obowiązki podatkowe związane z zatrudnieniem

Pracodawca może również pełnić funkcję płatnika podatku dochodowego od wynagrodzeń. Wiąże się to z obowiązkami dotyczącymi obliczania, pobierania i przekazywania należności wynikających z przepisów podatkowych oraz sporządzania odpowiednich informacji i deklaracji.

Na sposób dokonywania rozliczeń mogą wpływać również określone oświadczenia i wnioski składane przez pracowników. Przepisy przewidują zasady ich uwzględniania przez płatnika przy obliczaniu należności podatkowych.

Szczegółowe zasady rozliczeń podatkowych mogą zmieniać się wraz ze zmianami przepisów, dlatego zakres obowiązków płatnika powinien być oceniany według aktualnego stanu prawnego.

Badania medycyny pracy

Przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania określonej pracy znaczenie może mieć uzyskanie odpowiedniego orzeczenia lekarskiego. Pracodawca kieruje pracowników na wymagane badania profilaktyczne zgodnie z zasadami wynikającymi z prawa pracy.

W zależności od sytuacji mogą występować badania związane z rozpoczęciem zatrudnienia, dalszym wykonywaniem pracy albo powrotem do pracy po określonych zdarzeniach.

Co do zasady pracownik nie powinien zostać dopuszczony do wykonywania pracy na określonym stanowisku bez aktualnego orzeczenia potwierdzającego brak przeciwwskazań, jeżeli przepisy wymagają takiego badania.

Szkolenia BHP i bezpieczeństwo pracy

Zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy. Odpowiedzialność za stan BHP w zakładzie pracy spoczywa na pracodawcy również wtedy, gdy część związanych z tym czynności wykonuje zewnętrzny specjalista.

W ramach obowiązków mogą być wymagane między innymi:

• szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy,
• ocena ryzyka zawodowego,
• zapoznanie pracownika z zagrożeniami na stanowisku,
• odpowiednia organizacja stanowisk pracy,
• zapewnienie wymaganych środków ochrony,
• reagowanie na wypadki i zagrożenia występujące w miejscu pracy.

Przepisy przewidują zarówno szkolenia związane z rozpoczęciem wykonywania pracy, jak i – w określonych przypadkach – szkolenia prowadzone później w okresie zatrudnienia.

Urlopy, nieobecności i inne uprawnienia pracownicze

Obsługa kadrowa obejmuje także prowadzenie informacji dotyczących urlopów i innych nieobecności. Pracodawca powinien prawidłowo ustalać przysługujące pracownikom uprawnienia oraz odpowiednio dokumentować ich wykorzystanie.

Może to dotyczyć między innymi urlopów wypoczynkowych, uprawnień związanych z rodzicielstwem, zwolnień od pracy, nieobecności spowodowanych chorobą oraz innych sytuacji przewidzianych w przepisach.

Pracodawca odpowiada również za organizację korzystania z urlopów w sposób uwzględniający zarówno prawa pracowników, jak i potrzebę zapewnienia prawidłowego funkcjonowania zakładu pracy.

Przestrzeganie czasu pracy i okresów odpoczynku

Sama ewidencja czasu pracy jest tylko jednym z elementów obowiązków pracodawcy. Konieczne jest również organizowanie pracy zgodnie z regulacjami dotyczącymi czasu pracy.

W praktyce oznacza to konieczność uwzględniania między innymi:

• obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy,
• prawa do odpoczynku,
• przerw w pracy,
• pracy w godzinach nadliczbowych,
• pracy w porze nocnej,
• dni wolnych,
• szczególnych ograniczeń dotyczących niektórych grup pracowników.

Szczegółowe zasady mogą zależeć od charakteru pracy, przyjętego systemu czasu pracy oraz indywidualnej sytuacji pracownika.

Ochrona danych osobowych pracowników

Prowadzenie kadr wiąże się z przetwarzaniem znacznej ilości danych osobowych. Mogą to być nie tylko podstawowe dane identyfikacyjne, ale również informacje dotyczące wynagrodzenia, nieobecności, uprawnień czy dokumentacji związanej z zatrudnieniem.

Pracodawca powinien przetwarzać wyłącznie dane, do których posiada odpowiednią podstawę, oraz zapewniać ich właściwą ochronę. Szczególnego znaczenia nabiera ograniczenie dostępu do dokumentacji kadrowej wyłącznie do osób, które powinny mieć do niej dostęp.

Obowiązek zachowania poufności dotyczy również przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Obowiązki związane z równym traktowaniem pracowników

Do obowiązków pracodawcy należą także kwestie związane z równym traktowaniem w zatrudnieniu i przeciwdziałaniem dyskryminacji. Zasady te mają znaczenie zarówno podczas rekrutacji, jak i w trakcie zatrudnienia.

Pracodawca powinien respektować godność i inne dobra osobiste pracowników oraz stosować obiektywne i sprawiedliwe kryteria dotyczące między innymi zatrudnienia i oceny pracy.

Jakie obowiązki pojawiają się przy zakończeniu zatrudnienia?

Obsługa kadrowa nie kończy się w momencie przekazania pracownikowi wypowiedzenia lub zawarcia porozumienia o rozwiązaniu umowy.

Z zakończeniem stosunku pracy mogą wiązać się między innymi:

• prawidłowe udokumentowanie podstawy ustania zatrudnienia,
• rozliczenie wynagrodzenia i innych należnych świadczeń,
• rozliczenie niewykorzystanych uprawnień pracowniczych,
• wydanie wymaganych dokumentów związanych z zatrudnieniem,
• dokonanie odpowiednich zgłoszeń do instytucji publicznych,
• dalsze przechowywanie dokumentacji pracowniczej przez okres wynikający z przepisów.

Zakres formalności zależy między innymi od sposobu i podstawy zakończenia zatrudnienia oraz sytuacji konkretnego pracownika.

Czy wszystkie firmy mają takie same obowiązki kadrowe?

Nie. Podstawowe obowiązki wynikające ze stosunku pracy dotyczą pracodawców zasadniczo niezależnie od skali prowadzonej działalności, jednak niektóre dodatkowe wymagania mogą zależeć od określonych okoliczności.

Znaczenie może mieć między innymi:

• liczba zatrudnionych osób,
• rodzaj prowadzonej działalności,
• charakter stanowisk pracy,
• występowanie określonych zagrożeń zawodowych,
• zatrudnianie pracowników należących do grup objętych szczególną ochroną,
• obowiązywanie regulaminów i innych aktów wewnętrznych,
• forma zatrudnienia poszczególnych osób.

Dlatego zakres obsługi kadrowej w niewielkim przedsiębiorstwie może różnić się od obowiązków występujących w większym zakładzie pracy.

Podsumowanie

Obowiązki kadrowe pracodawcy obejmują cały okres zatrudnienia – od przygotowania dokumentacji związanej z przyjęciem pracownika, przez prowadzenie akt osobowych, ewidencję czasu pracy, rozliczanie wynagrodzeń, składek i podatków, aż po formalności związane z zakończeniem stosunku pracy.

Istotną część tych obowiązków stanowią również kwestie BHP, badań medycyny pracy, urlopów, ochrony danych osobowych oraz przestrzegania praw pracowniczych. Dokładny zakres wymaganych czynności może zależeć od formy zatrudnienia, rodzaju wykonywanej pracy i aktualnie obowiązujących przepisów.

Informacja: Materiał ma charakter wyłącznie informacyjny i edukacyjny. Nie stanowi porady podatkowej, prawnej ani księgowej i nie powinien być traktowany jako podstawa do podejmowania indywidualnych decyzji dotyczących rozliczeń podatkowych lub prowadzenia księgowości. Przepisy podatkowe i zasady rozliczeń mogą ulegać zmianom, a sposób ich zastosowania może zależeć od indywidualnej sytuacji podatnika. W przypadku wątpliwości należy zweryfikować aktualne przepisy lub skonsultować swoją sytuację z odpowiednim specjalistą.