KSeF w biurze rachunkowym - jak się przygotować?

Uprawnienia w Krajowym Systemie e-Faktur

Ogromnie ważnym aspektem pracy w kontekście KSeF w biurze rachunkowym jest zarządzanie uprawnieniami. Przepisy prawne wskazują na trzy rodzaje takich uprawnień, a mianowicie:

• Zarządzanie uprawnieniami - możliwe jest przypisywanie, modyfikowanie i odbieranie dostępu do Krajowego Systemu e-Faktur. 
• Wystawiania faktur w trybie tzw. samofakturowania - dotyczy sytuacji, gdy nabywca wystawia fakturę w imieniu sprzedawcy. 
• Wystawianie i dostęp do faktur strukturalnych - możliwe jest obsługiwanie sprzedaży i weryfikacja dokumentów kosztowych oraz przychodzących.

Jeśli chodzi o jednoosobowe firmy, przedsiębiorca ma do dyspozycji pełny zakres uprawnień. Wystarczy zalogować się z użyciem podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego. Nieco inaczej sprawa wygląda w spółkach - jeżeli nie mają one elektronicznej pieczęci kwalifikowanej z NIP-em, trzeba złożyć zawiadomienie ZAW-FA i wskazać osobę upoważnioną do działania w KSeF. Pamiętajmy o tym, że Krajowy System e-Faktur posiada wiele funkcjonalności i udogodnień, dzięki czemu codzienna praca stanie się przyjemniejsza dla przedsiębiorców. 

Wystawianie faktur w imieniu klienta

Bardzo dobrym wyborem dla każdego biura rachunkowego jest nowoczesny program do fakturowania od wFirma. Dzięki niemu skorzystamy z integracji z KSeF i wielu innych rozwiązań, które są niezbędne w codziennych działaniach. A jak wygląda kwestia delegowania uprawnień w KSeF? Zostało to uregulowane przez Ministerstwo Finansów i już teraz wiemy, że przedsiębiorca może upoważnić biuro rachunkowe jako podmiot (tak aby pracownicy biura mogli wystawiać faktury) oraz nadać uprawnienia danym osobom fizycznym (np. pracownikowi biura rachunkowego). Warto podkreślić, że najbardziej elastycznym rozwiązaniem jest upoważnienie właściciela biura do zarządzania uprawnieniami. Dlaczego? Przede wszystkim taka opcja pozwala na samodzielnie przypisywanie dostępu pracownikom, bez konieczności angażowania klienta. W systemie wFirma można sprawnie nadawać uprawnienia z poziomu aplikacji (nie trzeba się logować do platformy KSeF), co jest sporym ułatwieniem dla każdej strony. 

Krajowy System e-Faktur a faktury kosztowe

Kolejnym udogodnieniem jest przechowywanie faktur w Krajowym Systemie e-Faktur przez dziesięć lat i ich strukturyzacja w ustandaryzowanej wersji. Co to oznacza? Jako przedsiębiorcy nie musimy dostarczać papierowych lub mailowych dokumentów, gdyż księgowy ma możliwość samodzielnego pobierania faktur kosztowych z systemu. Integracja wFirma z KSeF sprawia, że te faktury są automatycznie importowane jako wersje robocze! System identyfikuje dane z dokumentów bez konieczności stosowania OCR i z eliminowaniem błędów ludzkich. Co ciekawe, przedsiębiorcy mogą zatwierdzać/odrzucać faktury i dodawać komentarze. W celu uniknięcia kłopotów dotyczących kwalifikacji wydatków, warto postawić na edukację klientów, aby rozdzielali zakupy firmowe i prywatne. W efekcie procesy księgowe przebiegną sprawniej i nie będą wymagały dokonywania korekt. 

Krajowy System e-Faktur jest jednoznaczny z nowoczesną i zautomatyzowaną księgowością. Biura rachunkowe muszą liczyć się z nowymi obowiązkami i szansą na uproszczenie współpracy z klientami. Aby całkowicie wykorzystać potencjał tego systemu, należy wcześniej przygotować odpowiednie zarządzania uprawnieniami, edukować klientów i wykorzystywać narzędzia zintegrowane z KSeF. Korzystanie z systemu jeszcze przez chwilę będzie dobrowolne, jednak już za kilka miesięcy stanie się to obowiązkowe dla przedsiębiorców w Polsce.